L’art. 44 del CAD al comma 1-quater introduce la figura del responsabile della conservazione dei documenti informatici, soggetto poi definito nelle nuove Linee guida emanate dall’AgID.
L’obbligo della sua nomina decorre dal 01/01/2022 da parte di tutte quelle realtà che dispongono di archivi informatici aventi valore di legge.
In particolare, le nuove Linee Guida intervengono ridisegnando e specificando i ruoli delle figure coinvolte nel processo di conservazione, evidenziando l’assoluta rilevanza del Responsabile della Conservazione.
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Responsabile della conservazione: chi è?
Nelle realtà diverse dalla pubblica amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione dei documenti informatici può essere svolto da un soggetto interno ma anche da un soggetto esterno all’organizzazione, a condizione che sia una persona fisica e, soprattutto, terzo rispetto a chi gestisce il servizio di conservazione digitale.
Le Nuove linee guida nella definizione di questo soggetto attuano anche una innovazione prevedendo nella normativa che lo stesso possegga delle caratteristiche obbligatorie in assenza delle quali il soggetto eventualmente nominato non risulta conforme alla legge. Tali caratteristiche le troviamo elencate a pagina 34 delle nuove linee guida:” il ruolo di Responsabile della conservazione può essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche”.
Attenzione, quindi, a nominare persone interne o esterne solo formalmente, cioè solo per rispettare la prescrizione normativa, perché se poi le nomine effettuate dovessero risultare non conformi in fase di controllo, perché sprovviste delle competenze indicate dalla norma, ogni costruzione giuridica risulterà nulla con possibilità di dover sostenere spiacevoli conseguenze.
Nomina della figura: come procedere
L’obbligo di nomina di questa figura riguarda un’ampissima e molto diversificata platea di operatori professionali. Basta possedere per scelta o per obbligo un archivio di documenti informatici aventi valore legale, pensiamo alle comuni fatture elettroniche emesse e ricevute, che automaticamente si soggiace all’obbligo di nomina appena richiamato. Appare evidente, quindi, che l’obbligo appena descritto riguarda sia il piccolo operatore (pensiamo all’esercente di un pubblico locale o a un artigiano) come la grande azienda.
La normativa, però, non detta alcuna formalità circa la modalità con la quale individuare e quindi incaricare con valenza legale la persona prescelta.
A parere di chi scrive per le società di capitali, per fare un esempio, è consigliabile procedere con la nomina della persona o del professionista esterno individuato attraverso una delibera del consiglio di amministrazione o dell’amministratore unico seguita da una lettera di incarico, nel caso di persona fisica interna all’organizzazione, o da un vero e proprio contratto nel caso si addivenisse alla nomina di un di professionista esterno.
Questa documentazione risulta necessaria per definire i rapporti tra il titolare dei documenti e il Responsabile della conservazione degli stessi in modo tale che vengano stabiliti con certezza e con valenza probatoria i rapporti e le responsabilità che discendono dalla nomina obbligatoria.
Ricordiamoci sempre che secondo quanto troviamo sancito nella normativa, il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia.
Risulta evidente, quindi, che tale figura riveste e rivestirà una importanza sempre più cruciale all’interno delle organizzazioni, di conseguenza è sempre bene formalizzare i rapporti nascenti con una adeguata documentazione a supporto anche in assenza di vincolanti prescrizioni normative.
Responsabile della conservazione: cosa deve fare?
Come abbiamo più volte evidenziato il Responsabile della Conservazione dei documenti informatici riveste un’importante funzione all’interno dell’organizzazione. Molti commentatori, infatti, considerano questa funzione cruciale proprio perché deve essere in grado di costruire un sistema di conservazione dei documenti informatici/digitali rispettoso di tutte le norme vigenti e tale da far acquisire alla documentazione conservata la capacità probatoria che interessa a quella data organizzazione.
Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può anche delegare lo svolgimento delle proprie attività o parte di esse a uno o più soggetti, che all’interno della struttura organizzativa, abbiano, però, le specifiche competenze ed esperienze richieste dalla norma.
Se intendiamo, una volta nominati, procedere a delegare alcune o più attività, ricordiamoci che la delega deve essere riportata nel manuale di conservazione e deve individuare le specifiche funzioni e competenze delegate.
Fatte le su menzionate premesse all’interno delle linee guida pag. 34/35, troviamo specificate in modo molto esauriente tutte le attività che un Responsabile deve compiere all’interno di una organizzazione.
Tutte le attività che la legge riserva al Responsabile possono essere, da questo, demandate e quindi delegate in tutto o in parte anche a un altro soggetto esterno, per esempio un conservatore professionale, il quale sarà poi lui a svolgerle materialmente con le seguenti precisazioni:
- rimane in ogni caso in capo al responsabile della conservazione la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, e inoltre sarà sempre chiamato a svolgere le necessarie attività di verifica e controllo;
- la redazione del manuale di Conservazione di cui alla lettera m) delle linee guida non è un’attività delegabile a colui che effettua il servizio di conservazione e quindi la sua redazione sarà sempre a carico del Responsabile della Conservazione.
Manuale della conservazione
La conservazione è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici e, come previsto dall’ art.44 del CAD, deve essere svolta in modo tale da garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
Il DMEF del 17/06/2014 all’articolo 2, primo comma, indica il modo in cui la conservazione digitale deve essere svolta per essere opposta all’amministrazione finanziaria e precisamente:
“Ai fini tributari, la formazione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del Dlgs 7 marzo 2005, n. 82, e dell’art. 21, comma 3, del DPR 26/10/1972 n. 633 in materie di fatturazione elettronica.”
Le regole tecniche cui fa riferimento la norma si trovano all’interno delle Linee Guida AgID, recentemente aggiornate, nelle quali viene indicato che:
“Il Manuale di conservazione è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.”
Appare quindi evidente che, qualora all’interno di un’organizzazione obbligata a detenere un archivio digitale a norma (ad esempio quello relativo alle fatture elettroniche di vendita e di acquisto) questo documento non dovesse essere redatto da parte del Responsabile della Conservazione o non venisse aggiornato in base alle modifiche che gli archivi dovessero subire, saremmo di fronte ad un comportamento non rispettoso delle prescrizioni normative.
Attenzione a ritenere tale attività alla stregua delle altre perché, per fare un esempio, in caso di mancata redazione del Manuale di Conservazione si applica quanto disposto dall’articolo 9, primo e secondo comma del D.Lgs 471/97, ovvero:
- comma 1 – Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria, è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000.
- comma 2 – La sanzione prevista nel comma 1 si applica a chi, nel corso degli accessi eseguiti ai fini dell’accertamento in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto, rifiuta di esibire o dichiara di non possedere o comunque sottrae all’ispezione e alla verifica i documenti, i registri e le scritture indicati nel medesimo comma ovvero altri registri, documenti e scritture, ancorché’ non obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza.
Il Manuale di conservazione, se redatto correttamente, riporta quelle informazioni che sono essenziali per fare un’attività di controllo e di verifica di un archivio digitale. Quindi come sopra rilevato la sua assenza o non conformità comporta il rischio di subire una sanzione fino a 8.000 euro.
Conclusioni
Il Responsabile della Conservazione, così come definitivo dalle linee guida dell’AgID, sia esso interno che esterno all’organizzazione deve essere obbligatoriamente una persona fisica ben individuata con precisi obblighi normativi molto importanti e precisi. Proprio per tale ragione la norma si preoccupa anche di definire con chiarezza quali sono le competenze obbligatorie da possedere per essere nominato nella funzione.
Le competenze individuate dalla normativa spesso, per il settore privato, risultano mancanti ponendo in imbarazzo il titolare del documento che deve procedere ad effettuare la nomina così come richiesto dalle norme di legge.
Auspichiamo che il cambiamento del supporto da analogico a informatico che i documenti aziendali stanno subendo spingerà sempre più operatori a dotarsi, mediante opportuna formazione, delle concettualità necessarie per dominare le problematiche insite la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
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