Normative

La digitalizzazione dell’area AFC e la gestione della compliance IVA 2022

L’evoluzione continua della digitalizzazione del fisco porta a una conseguente digitalizzazione dell’area amministrativa delle imprese. Il 2022 si apre con le novità introdotte dall’imminente eliminazione dell’esterometro e delle nuove Linee Guida Agid per la conservazione dei documenti digitali. Ecco come queste novità impatteranno nella gestione della compliance IVA.

07 Mar 2022

Luca Scarpa

Dottore Commercialista - Padova, Partecipante Corso “Controllo di gestione” della Scuola Alta Formazione dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili delle Tre Venezie

In questi ultimi anni abbiamo assistito a una continua evoluzione del fisco verso un’impostazione sempre più digitale: dall’introduzione della fatturazione elettronica ai corrispettivi telematici, alle evoluzioni dei propri portali con la digitalizzazione di buona parte dei propri servizi. Un esempio è il ruolo ormai centrale del portale “Fatture e corrispettivi” in cui si trovano tutti i documenti per la corretta gestione della compliance IVA.

Questo percorso è destinato nei prossimi anni a evolversi ulteriormente, basti pensare alle novità di prossima introduzione come l’estensione dalla fattura elettronica per forfettari, all’introduzione di nuove procedure per la fatturazione per le operazioni con soggetti esteri (obblighi legati all’eliminazione dell’esterometro) e alla volontà di sviluppare i registri precompilati IVA al fine di ottenere sempre più dati per un monitoraggio a contrasto dell’evasione dell’IVA.

Per questo motivo è essenziale che in azienda si inizi a ragionare su un nuovo paradigma lavorativo, evitando di limitarsi al mero adempimento normativo senza cogliere le opportunità introdotte dalla digitalizzazione.

L’evoluzione del fisco digitale e gli impatti per l’area AFC nelle aziende

Per la gestione del cambiamento si dovrà partire dall’analisi dei tre fattori che compongono l’area amministrativa: i processi, la tecnologia e la cultura organizzativa.

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Nella gestione dei processi, la digitalizzazione viene spesso gestita replicando i processi cartacei addirittura creando ridondanze, limitandosi a subire il dettato normativo senza avere una chiara visione di quali siano i reali processi aziendali e senza conoscerne le inefficienze. Pertanto, il primo passo sarà quello valorizzare le potenzialità della digitalizzazione revisionando i processi interni dell’area amministrativa e aiutandola a dialogare con le altre funzioni aziendali.

La digitalizzazione è senza dubbio supportata dalla tecnologia, in un’ottica di evoluzione e automazione. Nell’infografica che segue possiamo cogliere i diversi stadi e le azioni correlate. Evitando di commentare ogni singolo passaggio, ciò che si evidenzia è come si possa partire da un primo passo con la dematerializzazione dei documenti fino ad arrivare a dei veri e propri sistemi di automazione intelligente con azioni predittive e correttive.

compliance IVA

Fonte: Osservatorio del Politecnico di Milano

L’ultimo punto, ma non meno importante, è la presenza di una cultura organizzativa e un mindset nelle persone del team in grado di accogliere il cambiamento e l’evoluzione degli strumenti utilizzati nelle attività quotidiane dell’area AFC (Amministrazione Finanza e Controllo), paperless oriented in primis.

Per accelerare questo cambiamento e per renderlo effettivo sarà sempre più centrale il ruolo di un CFO che per primo sia pronto al cambiamento e abbia voglia di cogliere le opportunità della digitalizzazione, al fine di gestire i processi in modo efficace e misurabile e di essere promotore della digital transformation dell’area AFC.

I rischi fiscali in ambito IVA

Con «rischio fiscale» si identifica il rischio di operare in violazione di norme di natura tributaria ovvero in contrasto con i principi o con le finalità dell’ordinamento tributario. In particolare, rappresenta il “rischio suscettibile di produrre danni patrimoniali o reputazionali, con particolare riferimento a situazioni che possono comportare violazioni dirette della norma tributaria o nelle quali possa ravvisarsi incertezza interpretativa” (Relazione illustrativa al Decreto legislativo 5 agosto 2015 n. 128).

In ambito IVA i principali rischi di violare le norme tributarie possono sorgere dalle quotidiane interpretazioni della normativa IVA, dalle registrazioni nei sistemi ERP, dall’elaborazione delle liquidazioni e dagli adempimenti periodici IVA e dall’elaborazione delle dichiarazioni IVA.

Riprendendo gli elementi costituenti l’area amministrativa (processi, tecnologia e persone) è possibile individuare per ciascuno quali elementi concorrono al rischio fiscale in ambito IVA:

  • Processi: Processi complessi e inefficienti, inadeguata separazione dei compiti, troppe attività eseguite manualmente.
  • Tecnologia: Sistemi IT inadeguati o non aggiornati, moduli con configurazioni errate, scarsa interoperabilità tra sistemi IT;
  • Persone: Limitati investimenti in formazione, alto turnover degli impiegati, mancata definizione dei ruoli/responsabilità;

In ambito di rischi fiscali è necessario ricordare come anche l’Agenza delle Entrate si stia attrezzando con strumenti digitali e tecnologie informatiche evolute quali algoritmi, big data e machine learning che consentono un’azione sempre più efficiente per il conseguimento del contrasto all’evasione fiscale.

Su questo tema, si richiama il recente parere espresso dal Garante della privacy sulla bozza di provvedimento dell’Agenzia delle Entrate relativa alle regole tecniche per la memorizzazione delle FE da utilizzare per l’analisi del rischio e controllo a fini fiscali e per le funzioni di polizia economica e finanziaria.

Il Garante, infatti, esprime un parere sostanzialmente favorevole all’utilizzo dei c.d. “dati fattura” e “dati fattura integrati” (sostanzialmente tutte le informazioni quantitative e qualitative), condizionato però all’adozione da parte dell’Agenzia di procedure e limitazioni che assicurino che i dati presenti nelle fatture non possano venir utilizzati per altro che non sia il trattamento previsto dalla legge.

Assessment della compliance IVA

Con compliance IVA si intende: la conformità alla normativa IVA delle operazioni di business attive e passive svolte dalla società, il corretto svolgimento degli adempimenti richiesti, compresa la trasmissione e conservazione delle comunicazioni e delle dichiarazioni, e il versamento dell’imposta dovuta secondo le modalità e i termini previsti dalla normativa.

Sulla base di questa definizione, la compliance IVA è così composta:

  1. Operazioni aziendali attive e passive eseguite in conformità alla normativa IVA;
  2. Corretta registrazione delle operazioni nei sistemi informatici;
  3. Corretta compilazione ed invio nei termini delle comunicazioni e delle dichiarazioni;
  4. Corretta tenuta e conservazione dei registri e documenti previsti dalla normativa;
  5. Pagamento dell’imposta nei modi e nei termini stabiliti dalla normativa.

Per questo motivo, alla luce di quanto rappresentato nei paragrafi precedenti, risulta essenziale in questa fase procedere con attività di assessment in ambito IVA per rilevare eventuali criticità. Il Gap Analysis report si svolge verificando i processi e le attività svolte dagli utenti da un lato e la funzionalità e le configurazioni dei sistemi ERP dall’altro.

Da questa attività di analisi emergerà una mappatura dei processi e delle attività con i conseguenti rischi IVA, su cui si potrà stilare un piano per il loro contenimento entro un grado stabilito dalla società.

Compliance IVA: rischi e opportunità

La compliance IVA è intrinsecamente connessa alle attività svolte dagli utenti, ai processi amministrativi e ai sistemi aziendali.

Uno dei benefici diretti di questa fase di passaggio alla digitalizzazione dell’area amministrativa è la riprogettazione dei processi in chiave digitale cercando di ridurre i rischi di compliance IVA a cui oggi è l’azienda è esposta.

Un obiettivo a tendere, ma in un futuro non così lontano, potrà essere quello di automatizzare la compliance IVA utilizzando tecnologie, metodologie e competenze in grado di definire in maniera chiara il processo che porta alla determinazione dell’IVA, sia in termini di attività e di dati, velocizzando e rendendo trasparenti le attività e nella fase di controllo attraverso l’utilizzo di procedure automatiche.

La tecnologia e i processi rimangono governati dalle persone, pertanto digitalizzare i processi senza stabilire opportunamente gli obiettivi, le procedure e le attività e non coinvolgendo adeguatamente le risorse significa accollarsi rischi fiscali non ponderati. Volendo poi allargare strategicamente la visione oltre all’operatività, senza dubbio, la digitalizzazione diventerà sempre più predominante all’interno delle organizzazioni; quindi colmare il gap digitale e cavalcare questo trend diventerà uno degli asset competitivi.

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Luca Scarpa
Dottore Commercialista - Padova, Partecipante Corso “Controllo di gestione” della Scuola Alta Formazione dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili delle Tre Venezie

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