Software per la gestione della sicurezza sul lavoro, perché adottarlo

Nell’ambito della sicurezza nei luoghi di lavoro sono molte le norme che il datore deve conoscere e molteplici le scadenze associate ai singoli adempimenti. Per questo, sul mercato, si trovano diverse soluzioni che aiutano l’impresa a tenere sotto controllo tutti gli adempimenti richiesti dal legislatore affinché vi siano le condizioni necessarie per far svolgere, a tutti coloro che lavorano, le attività in totale sicurezza.

Perché utilizzare un software per la gestione della sicurezza sul lavoro

Innanzitutto va ricordato che la sicurezza sul lavoro è a carico del datore e degli stessi lavoratori, che devono adottare un comportamento consono alla struttura organizzativa in cui si trovano e alla mansione loro affidata. Il D.Lgs. 81/08 e s.m.i. è un corpus normativo imponente che comprende 306 articoli e 51 allegati, nei quali confluiscono diverse norme che si sono susseguite negli anni; il datore o l’addetto ai lavori (ad es. il responsabile del servizio di prevenzione e protezione) necessita quindi di uno strumento che sia in grado di aiutarlo nel gestire la conseguente mole di documenti in uscita. Si pensi solo ai principali obblighi:

• Informazione e formazione dei lavoratori, dirigenti, preposti, RLS (artt.36 e 37);
• Adempimento degli obblighi di informazione, formazione e addestramento.
• Valutazione dei rischi (artt. 2,15,17,28,29);
• Sorveglianza sanitaria dei lavoratori (artt. 2 e25);
• Obblighi di sicurezza in caso di affidamento di lavori, servizi e forniture all’impresa appaltatrice (artt. 26,90,97, allegato XVII);
• Programmazione della prevenzione e istituzione del servizio;
• Individuazione delle misure di gestione delle emergenze;
• Gestione dei dispositivi di protezione individuale;

Il luogo di lavoro deve essere dotato di accorgimenti, strumenti e deve esistere un’attività di prevenzione adeguata nei confronti dei possibili rischi precedentemente valutati con il c.d. DVR (Documento Valutazione Rischi). Le risorse interessate alla sicurezza lavorano solitamente su strumenti differenziati che non consentono la centralizzazione dei dati aziendali, il controllo sulle scadenze e gli alert sulle situazioni critiche. Questo può comportare il pericolo di ritardi o inadempienze che possono sfociare in sanzioni.

Il vantaggio di utilizzare un apposito software è pertanto quello di avere:

• la gestione puntuale delle procedure di sicurezza;
• l’automatizzazione delle attività a maggior rischio per gli operatori;
• l’evidenza della gestione in caso di controllo per le autorità;
• l’immediatezza della risposta nella gestione degli alert per le situazioni non conformi;
• l’evidenza delle comunicazioni con i lavoratori;
• l’adozione di uno standard operativo chiaro e condiviso tra le diverse sedi;
• una immediata disponibilità di dati per analisi e statistiche.

Sul mercato ci sono differenti soluzioni. Ciascuna organizzazione è una realtà differente dalle altre e quindi dovrà optare per soluzioni personalizzabili che consentano un’adeguata valutazione e gestione di tutti i rischi che possono verificarsi, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Per far questo, il software, deve essere in grado di pianificare le attività di valutazione dei rischi e di gestione delle risorse, monitorando e individuando, in tempo reale, eventuali criticità. Ma ciò non basta:

• occorre che gestisca correttamente il flusso informativo, ovvero la condivisione delle informazioni tra tutte le figure coinvolte nelle attività;
• deve garantire la sicurezza dei dati in un’ottica di rispetto dei dettami imposti dal Gdpr;
• deve garantire la tracciabilità di ogni processo;
• deve garantire un costante aggiornamento sulla normativa vigente e segnalare, in tempo reale, eventuali correttivi e modifiche da mettere in atto;
• per ciascuna tipologia di rischio individuato, calcolare e attribuire un valore allo stesso, specificare le misure di prevenzione attuate e da attuare e indicare eventuali procedure per la sorveglianza sanitaria nonché per la formazione e addestramento necessari.

Sicurezza e Covid-19

Il datore di lavoro, oggi, dovrà mantenere la chiusura dell’azienda in caso di impossibilità a garantire ai lavoratori un livello di sicurezza adeguato nel sito dove si svolge l’attività d’impresa. Per supportare il datore di lavoro nell’individuazione dei rischi “ragionevolmente prevedibili”, è stato adottato lo scorso 14.03.2020, poi successivamente integrato il 24.04.2020, il “Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro”. Il datore di lavoro è quindi titolare dell’obbligo giuridico di impedire che chiunque entri, lavoratore o soggetto terzo, in contatto con l’ambiente lavorativo contragga il Covid-19.

La tecnologia e i principali competitor si sono quindi mossi per tempo al fine di sviluppare e/o integrare le soluzioni già presenti sul mercato con le nuove richieste del legislatore. Di seguito alcuni esempi di cosa è stato introdotto:

• Gestione della comunicazione

“L’azienda fornisce una informazione adeguata sulla base delle mansioni e dei contesti lavorativi, con particolare riferimento al complesso delle misure adottate cui il personale deve attenersi in particolare sul corretto utilizzo dei DPI per contribuire a prevenire ogni possibile forma di diffusione di contagio”.

Alcuni applicativi mettono a disposizione una bacheca virtuale per gestire le comunicazioni interne con i lavoratori di modo da rendere rapida la distribuzione delle procedure e della documentazione aziendale, con anche evidenza della presa visione da parte del lavoratore.

• Formazione dei lavoratori

Nell’ottica della formazione del lavoratore, il datore di lavoro può pianificare e gestire le attività di addestramento e formazione, registrando le sessioni formative e i necessari aggiornamenti. L’applicativo deve permettere, soprattutto in un’ottica di aziende che utilizzano lo smart-working, di gestire la formazione anche a distanza da remoto.

• Gestione degli ingressi in azienda

“Il personale, prima dell’accesso al luogo di lavoro potrà essere sottoposto al controllo della temperatura corporea. Se tale temperatura risulterà superiore ai 37,5°C, non sarà consentito l’accesso ai luoghi di lavoro”.

Un sistema di controllo degli accessi permette di monitorare la circolazione delle persone agevolando le procedure di sicurezza ed evacuazione, nonché consente di tenere sotto controllo le presenze in specifiche aree aziendali. Il software permette la registrazione in ingresso/uscita dei dipendenti/visitatori/fornitori, integrandosi con i sistemi hardware (quali tornelli, lettori di codici a barre, ecc). Oggi molti produttori integrano il controllo automatico della temperatura e della presenza dei DPI richiesti dal Protocollo sopra citato grazie all’integrazione con termocamere, termoscanner o sistemi di rilevazione della temperatura corporea con face detection. In caso di rilevazione di temperatura superiore a 37,5°C può essere registrato l’evento di accesso negato, con rifiuto dell’ingresso e il momentaneo isolamento del dipendente nel rispetto del protocollo.

• Gestione degli spazi in azienda – divieto di assembramento

Uno dei problemi che le aziende devono porsi è quello del distanziamento sociale. Esistono sistemi in grado di misurare in tempo reale la concentrazione di persone (dipendenti, collaboratori, consulenti, clienti, fornitori…) in uno specifico luogo, con comunicazione di eventuali attese per gli accessi, anche attraverso l’utilizzo di strumenti wearable interconnessi tra di loro con diverse tecnologie (Bluetooth, Ultrawideband, NFC) in grado di riconoscere la distanza e di emettere un avviso sonoro nel caso di superamento di una soglia prestabilita.

• Gestione dei dispositivi di protezione individuale

“L’adozione delle misure di igiene e dei dispositivi di protezione individuale è fondamentale”.

Un sistema di gestione automatizzato permette l’assegnazione automatica alle risorse di dispositivi di protezione individuale con anche un’assegnazione personalizzata. Alcuni DPI possono avere una scadenza e pertanto l’applicativo permette di assegnare anche la gestione delle richieste di DPI da parte dell’operatore o dei suoi responsabili, tracciandone i tempi di assegnazione. Addirittura, alcuni sistemi, permettono di controllare, certificare e documentare che il lavoratore, al momento dell’ingresso, sia dotato del dispositivo di protezione individuale e non presenti sintomi di febbre o temperatura anomala.

• Gestione della sorveglianza sanitaria

“Alla ripresa delle attività, è opportuno che sia coinvolto il medico competente per le identificazioni dei soggetti con particolari situazioni di fragilità e per il reinserimento lavorativo di soggetti con pregressa infezione da COVID 19”.

Il rispetto della normativa inerente la salute e la sicurezza sui luoghi di lavoro implica l’identificazione e il controllo dei rischi ai quali è sottoposto ogni dipendente, così come la disposizione di visite mediche e accertamenti periodici. Questo richiede all’azienda la gestione di un programma di sorveglianza sanitaria specifico per ogni risorsa che identifichi le mansioni e i rischi per ogni dipendente, la gestione delle scadenze e le comunicazione con il medico competente.

Conclusioni

Un sistema di gestione della sicurezza sul lavoro efficiente può rappresentare una grande opportunità per le aziende, al fine di garantire non solo una tutela delle persone fisiche e giuridiche da eventuali responsabilità amministrative e penali, ma anche il risparmio sui costi dovuti alla cosiddetta “non sicurezza” (es. giorni di malattia/infortunio…), l’ottimizzazione dei processi organizzativi e gestionali. Tutto questo è in grado di determinare l’accrescimento di valore a livello competitivo dell’azienda. Determinante sarà però la possibilità di avere una applicazione che consenta una modularità e integrabilità con le piattaforme già esistenti sul mercato e che si adatti alla realtà nella quale dovrà essere applicata.