Gestione del Rischio

Il Triage e la gestione delle prenotazioni nella Certificazione Bio Protection

Come vengono gestiti Triage e gestione prenotazioni nelle aziende odontoiatriche che hanno adottato la Certificazione Bio Protection

05 Ott 2020

Ugo Tutolo

Junior QHSE in P4I

Andrea Berni

Associate Partner P4I, QHSE

Il Sistema di Gestione della Bio protection si fonda su sei pilastri fondamentali:

  1.  Triage e gestione prenotazioni
  2.  Misure Tecniche
  3. Misure Organizzative
  4.  Controllo Accessi
  5.  Gestione dei DPI
  6. Pulizia, disinfezione e sanificazione

In questo articolo, andiamo ad approfondire come vengono gestiti Triage e gestione prenotazioni. Questa parte è molto importante poiché si stabilisce chi può accedere allo studio in base alle informazioni fornite dal paziente e si gestisce la presenza in studio del paziente analizzando il possibile rischio biologico.

Il punto di partenza è l’informazione ai pazienti, fondamentale per stabilire una connessione con il paziente e per spiegare quali iniziative lo Studio sta adottando per la tutela della loro sicurezza.

Indice degli argomenti

La lettera d’esempio

Questo è un esempio; la lettera che il primo studio certificato “Centro Berni Odontoiatria e Medicina srl” ha trasmesso ai propri pazienti all’avvio del progetto:
“Caro Paziente, riprendiamo il nostro viaggio verso la normalità, augurandoci di trovarvi in piena salute. Per noi come per molti di Voi è un nuovo inizio, con attenzioni e procedure che difficilmente avremmo pensato di adottare. Per la Vostra e la Nostra tutela abbiamo unito tutte le nostre forze ed energie per adottare un rigido Sistema di Gestione della Bio-protezione COVID-19 che siamo tra i primi a sperimentare in Italia. Secondo le regole del Nostro Sistema di Bio-protezione da COVID -19, la permanenza in sala di attesa deve essere limitata al massimo sia in termini di tempo sia in termini di persone presenti, a tal fine:

  •  tutti i pazienti devono rispettare la massima puntualità degli orari loro assegnati;
  •  in caso il paziente arrivi in anticipo, si ricorda che non sarà consentito l’accesso alla struttura sino a 10 minuti dall’appuntamento fissato;
  •  in caso di ritardo superiore a 10 minuti dall’appuntamento fissato, si prega di chiamare lo Studio prima di arrivare per verificare se l’appuntamento potrà essere mantenuto o se andrà nuovamente fissato;
  •  gli accompagnatori non potranno permanere presso la struttura sanitaria durante la visita del paziente, a meno che non espressamente autorizzati;
  •  Sono autorizzati ad accedere ai locali dello Studio, accompagnatori della seguente tipologia di Paziente: Paziente minorenne, Paziente con disabilità e Paziente non autosufficiente.

Vi invitiamo a contattare lo Studio e a valutare di posticipare l’appuntamento nel caso si presentassero le seguenti condizioni:

  •  le Vostre condizioni di salute non fossero ottimali, avvertiste sintomi da raffreddamento o abbiate avuto febbre, anche di modesta entità (superiore a 37°), nei 2 giorni precedenti l’appuntamento;
  •  abbiate malessere con rialzo febbrile, tosse, difficoltà respiratoria, congiuntivite e diarrea;
  •  abbiate avuto nei 14 giorni precedenti alla data dell’appuntamento contatti con casi probabili o confermati di infezione da Coronavirus;
  • abbiate frequentato nei 14 giorni precedenti ad oggi una struttura sanitaria dove sono stati ricoverati pazienti con infezione da Coronavirus

Ricordiamo che:

  •  voi e i vostri accompagnatori dovete venire dotati di mascherina senza valvola;
  •  i vostri oggetti personali (cellulare, borse, giubbotti, chiavi, ecc.) saranno riposti in apposito sacchetto con chiusura ermetica;
    o vi verrà misurata la temperatura all’ingresso;
  •  nel caso doveste avere sintomi influenzali nella giornata di visita dovremmo interrompere la terapia;
  •  i vostri accompagnatori dovranno sostare all’esterno;
  • se gli accompagnatori per ragioni di assistenza al paziente rimarranno all’interno dello Studio, dovranno farsi misurare la temperatura.

Anche per situazioni d’emergenza vi preghiamo di non presentarvi direttamente in Studio, ma di concordare l’appuntamento previo contatto telefonico. Potrete consultare sulla nostra Pagina internet oppure Facebook una sezione dedicata in cui vi presenteremo le iniziative che lo Studio sta adottando. Vi aspettiamo tutti a braccia aperte, pur mantenendo la distanza di sicurezza”.

Stabilita una “connessione con il paziente”, le prenotazioni degli appuntamenti devono avvenire, fatta eccezione delle emergenze che sono rigidamente regolamentate, tramite telefono. Ricevuta la chiamata del paziente, la segreteria verifica nel sistema se la persona che ha chiamato è già presente in anagrafica e se è stata segnalata precedentemente a rischio COVID-19. La segreteria comunque in qualsiasi caso di prenotazione deve inviare il modulo di Triage al paziente che dovrà compilarlo. A seguito della compilazione modulo di triage viene analizzato lo stato di salute del paziente e viene programmato il ciclo di cure.

CASE HISTORY

Melissa Secchi
Amministratore Delegato e Dentist Manager
Berni Odontoiatria e Medicina S.r.l.

Di seguito l’intervista al primo studio odontoiatrico che ha applicato Il Sistema di Gestione della Bio Protection, il CENTRO BERNI ODONTOIATRIA E MEDICINA SRL. con referente l’Amministratore Delegato Melissa Secchi.

Quali sono state le reazioni dei clienti alla compilazione del modulo di Triage e come avete gestito la somministrazione del Modulo?
Il modulo di Triage, per come lo abbiamo presentato, è stato una conferma dell’attenzione che abbiamo per i nostri pazienti, che sono stati molto contenti di compilare un modulo che desse loro garanzia dei sistemi di sicurezza che abbiamo adottato. Viene proposto il giorno prima dell’appuntamento, in modo da permetterne l’analisi per tempo, per evitare una presenza in studio di un paziente che ha delle problematiche… E, naturalmente, per poterli aiutare a compilarlo, qualora ce ne fosse bisogno.

Come è stata percepito dai clienti l’invio dell’informativa tramite mail o messaggi?
Il COVID-19 ha permesso l’introduzione di tecniche digitali che prima erano alquanto snobbate o comunque ritenute superflue nel settore odontoiatrico. Prima il paziente era poco predisposto a lasciarci la sua mail, adesso lo trova un canale di collegamento tra noi e lui: gli permette di venire con il modulo di triage già compilato e gli toglie tutti quegli adempimenti che potrebbero allungare la sua presenza in studio. L’ha recepito quindi come un favore e non come un disagio.

Cosa succede se il paziente non può compilare il modulo di triage che viene inviato?
Ricordo che la compilazione a casa serve da un lato ad anticipare problemi, dall’altro a ridurre la permanenza in studio. Quindi a chi non fornisce o non ha un’e-mail il modulo viene comunque mandato tramite Whatsapp o via messaggio, per permetterne la visione anticipata. All’interno dello studio, dopo la misurazione della temperatura corporea, questo viene fatto compilare ed è esaminato prima di permettere l’accesso in sala d’attesa. La segretaria ha un protocollo, quindi delle istruzioni da seguire su come gestire questi triage che poi saranno archiviati all’interno della cartella del paziente.

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Ugo Tutolo
Junior QHSE in P4I

Tecnico della prevenzione nell’ambiente e nei luoghi di lavoro. Auditor di Sistemi di Gestione della Qualità, Ambiente e Sicurezza. Formatore in ambito salute e sicurezza nei luoghi di lavoro. Qualificato come RSPP per tutti i Settori ATECO.

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Andrea Berni
Associate Partner P4I, QHSE

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