Accountability, cos’è e perché porta al successo aziendale

Spesso sentita e letta su internet, spesso “decantata” da una moltitudine di professionisti in rete, “accountability” è quella parola “magica” che, pur non avendo una perfetta traduzione in lingua italiana (il GDPR la traduce come “responsabilizzazione”) viene utilizzata in svariati campi professionali.

Cos’è l’accountability

Con essa si fa riferimento, in soldoni, alla garanzia che un individuo o un’organizzazione siano valutati in base alle loro prestazioni o al loro comportamento in relazione a qualcosa di cui sono responsabili. Il termine è correlato sì alla responsabilità, ma è considerato più dal punto di vista della supervisione. Ad esempio, un collaboratore può essere responsabile di garantire che la risposta a una richiesta di offerta soddisfi i requisiti stabiliti. Quando l’esecuzione di un compito non è all’altezza, ci possono essere o meno delle conseguenze. Quando entra in gioco l’accountability, invece, il collaboratore è tenuto a portare a termine il compito con successo ovvero a spiegare perché non l’ha fatto.^[1]

Assumersi la responsabilità dei risultati delle proprie azioni è l’essenza dell’accountability. Nel mondo degli affari, ad esempio, essere ritenuti “accountable” significa soddisfare le aspettative di qualcun altro mediante il proprio lavoro, accettandone le conseguenze del modo in cui lo si ottiene. Vediamo insieme alcuni vantaggi dell’implementazione dell’accountability in azienda:

• Aumenta la motivazione

È più facile portare a termine il lavoro se c’è qualcuno che aspetta di vederne i risultati. Sebbene sia possibile lavorare senza dover soddisfare le aspettative altrui, la maggior parte delle persone fatica a portare a termine compiti più impegnativi senza la presenza di qualcuno che li responsabilizzi.

• Prestazioni costanti

Anche se non si possono evitare del tutto gli imprevisti sul lavoro, il rendimento della propria attività sarà il più costante possibile se si raggiungono regolarmente degli obiettivi prefissati. Quando il rendimento sul posto di lavoro è costante, è possibile fissare altri obiettivi e apportare eventuali modifiche necessarie. Se il rendimento lavorativo è irregolare, invece, le aree di miglioramento possono essere più difficili da individuare e, di conseguenza, le stesse aree possono rimanere “inutilizzate”.

• Obiettività ed esempio per tutti

Il professionista “accountable” cerca un punto di vista esterno al proprio lavoro, oltre ad assumersene la responsabilità. Avere un’altra opinione può essere scomodo; a nessuno (o quasi) piace sentire che vengano rivolte critiche al proprio lavoro. Tuttavia, è necessario esaminare la propria attività professionale con un occhio completamente imparziale, chiedendo anche pareri a quante più persone possibili. Questa è la chiave dell’accountability. Riuscire a dimostrare di essere responsabili dei propri risultati significa dare l’esempio per tutti, collaboratori e non. Quando si tratta di gestire un team, la responsabilità non è mai unilaterale. ^[2]

Strategie per promuoverla in azienda

Come abbiamo accennato, spesso si pensa alle responsabilità che vi sono sul posto di lavoro come a una strada a senso unico: i dirigenti responsabilizzano i membri del team. Stop. Ma una cultura positiva e “fiduciosa” è possibile solo con una responsabilità reciproca e bidirezionale. Quando la leadership comprende la necessità di rendere conto a “entrambi i lati della scrivania”, il risultato si traduce in un team di lavoro più sano e più collaborativo. Quanto più ogni persona è “accountable” dei propri obiettivi, ruoli e responsabilità, tanto più l’organizzazione diventa fiduciosa verso tale persona. Senza responsabilità a livello aziendale, non si possono ottenere i risultati desiderati. Quando i collaboratori possono contare l’uno sull’altro per fare la propria parte, possono lavorare e godere di un senso di impegno condiviso affrontando tutte le sfide che hanno dinanzi con serenità. La responsabilità reciproca è particolarmente importante per le organizzazioni in cui vi è lavoro da remoto o ibrido (in sede-da remoto), perché si sottolinea la necessità di ripetizione, coerenza e chiarezza.

Negli ambienti virtuali, è necessario assicurarsi di mantenere un collegamento costante, in modo che le comunicazioni fluiscano liberamente e le aspettative siano ben comprese tra tutte le parti del team. Naturalmente, non si può pretendere che i collaboratori diventino improvvisamente più responsabili o “accountable”. È necessario che gli stessi inizino a emulare i comportamenti e le azioni degli altri (di chi è, per l’appunto, “accountable”). Vediamo insieme cinque strategie per l’implementazione dell’accountability in azienda.

• Programmazione delle riunioni a cadenza regolare con il pieno rispetto degli orari

Riunirsi, ad esempio, una volta a settimana per novanta minuti, nello stesso giorno e alla stessa ora, può essere una buona e coerente abitudine che un team di lavoro può creare. Minuti produttivi nel quale riunire idee e soluzioni che rendano tutti i partecipanti reciprocamente “accountable” delle proprie scelte e azioni. Creando una sana cadenza temporale nelle riunioni sul posto di lavoro, permette di far intravedere ai membri del team il valore alla trasparenza, della comunicazione e della responsabilità reciproca. Una buona abitudine che conduce a una maggiore accountability, alla celebrazione dei successi e alla risoluzione “collettiva” dei problemi. Il risultato sarà un’azienda piena di professionisti orgogliosi di lavorare in un ambiente sano e appagante.

• Creare schede di valutazione misurabili

Nell’ambito delle già citate riunioni settimanali, è necessario sfruttare la potenza di strumenti oggettivi come le schede di valutazione. Ad esempio, creando una scheda contenente le dieci variabili più importanti per il raggiungimento dei risultati organizzativi è possibile creare una cartina di tornasole per valutare se tutti gli obiettivi previsti sono stati raggiunti o superati. Se la scheda di valutazione mostra il mancato raggiungimento dei risultati sperati, sarò necessario segnalare i problemi rilevati, identificandoli e risolvendoli a livello di team (una “comune accountability” potremmo dire). Essere in grado di dare un nome ai problemi consente di andare al cuore di ciò che sta accadendo e di stabilire aspettative chiare su come il team affronterà i problemi in futuro. Chi è responsabile dei problemi deve impegnarsi a riportare l’azienda “in carreggiata”.

• Stabilire obiettivi trimestrali

Ogni trimestre, ciascun collaboratore deve avere obiettivi specifici e misurabili. Durante le riunioni settimanali del team, è necessario valutare se gli obiettivi sono in linea o meno con quanto prestabilito. Se l’obiettivo di un professionista del team non è stato raggiunto, viene dedicato del tempo per identificare gli ostacoli o chiedere aiuto all’intero team nel tentativo di rientrare in carreggiata. Quando le cose non vanno bene, è necessario affrontarle. È sempre necessario parlare di ciò che è successo e di come procedere successivamente. Ancora una volta, questo modo di agire enfatizza uno standard di responsabilità attraverso la comunicazione, in cui il team identifica dove sono i problemi e come risolverli.

• Costruire un diagramma di accountability

Il rischio di quando si attribuisce una responsabilità a tutti i membri del team, è che nessuno (singolarmente) se ne sente responsabile. I diagrammi di accountability impediscono che ciò accada e mantengono aperte le linee di comunicazione tra i membri del team. Con il team di lavoro bisogna identificare le responsabilità chiave assegnate a ogni membro. Creando un diagramma di accountability, tutti i membri del team possono dare un contributo e discutere i propri ruoli. Inoltre, se dovesse sorgere confusione in merito alla responsabilità, si può tornare a operare sul diagramma e sottolineare che determinati membri del team hanno accettato esplicitamente la responsabilità assegnata.

Il fatto che questo schema sia accessibile a tutto il team chiarisce anche le linee di comunicazione presenti in azienda. L’obiettivo non è quello di far sì che i manager sappiano a chi rivolgersi per ogni incidente, ma di creare la più chiara comprensione delle responsabilità in tutta l’organizzazione (chi-fa-che-cosa). Un diagramma di accountability consente ai team di lavoro di porsi reciprocamente domande e di fornire feedback su responsabilità specifiche.

• Tutti devono andare nella stessa direzione

Si pensi al proprio team di lavoro come a un gruppo di frecce: se esse puntano in direzioni diverse, sarà impossibile centrare il bersaglio. Ma se sono rivolte nella stessa direzione, è più probabile che il successo sia raggiunto perché c’è “allineamento sulla vision” e su come portare avanti l’organizzazione. Ecco perché è essenziale mettere le persone giuste al posto giusto. Le persone giuste sono quelle che condividono i valori fondamentali dell’azienda. Discutere di questi valori durante la fase di reclutamento significa promuovere la responsabilità prima del primo giorno di lavoro. Il posto giusto, invece, significa che una persona ha un talento naturale per il ruolo, lo desidera e ha la capacità di svolgerlo bene.

Tuttavia, è necessario non fermarsi ai meri “valori fondamentali”. Anche il già citato allineamento alla vision aziendale è essenziale. Dove è diretta l’azienda nel prossimo anno? E tra cinque anni? È necessario definire chiaramente la vision e i piani per gli anni a seguire. Dopo tutto, il cambiamento è inevitabile, quindi è necessario assicurarsi che i membri del team non solo siano consapevoli dei cambiamenti futuri, ma anche entusiasti di guidare i risultati e di far parte del quadro generale aziendale. Bisogna essere espliciti sulla propria vision e sui propri piani per il futuro, senza troppi giri di parole. La creazione di una “accountability” aziendale è compito di tutti, ma – ovviamente – deve partire dai vertici. Per alimentare la responsabilità reciproca in tutto l’ambiente di lavoro, è necessario sviluppare la comunicazione, mettere in moto strategie e osservare il proprio team “prosperare”.^[3]

L’etica dell’accountability sul posto di lavoro

Etica e accountability svolgono un ruolo importante nella cultura aziendale. Dalla soddisfazione e produttività dei collaboratori al mantenimento di una reputazione favorevole presso i clienti e i partner commerciali, dare priorità al processo decisionale e alla “accountability etica” comporta numerosi vantaggi per le imprese. Una cultura aziendale etica è il risultato di un duro lavoro e di azioni intenzionali. L’etica e l’accountability sono fondamentali per un ambiente di lavoro produttivo. Esse aiutano a plasmare la cultura dell’organizzazione, a promuovere la fiducia, a garantire un comportamento responsabile e a contribuire al successo aziendale. Essere un leader in azienda comporta la responsabilità per i propri collaboratori, purché essa sia conforme ai principi etici e di legge. Per quanto riguarda i collaboratori, è necessario creare una cultura che li incoraggi a lavorare sodo e, al tempo stesso, salvi l’azienda dalle cause legali. Di seguito cinque punti che legano accountability ed etica.

• Dare l’esempio

La creazione di una cultura dell’etica e dell’accountability inizia con il dare l’esempio come leader all’interno della propria organizzazione. Creando proattivamente uno spazio in cui si incoraggia il processo decisionale etico e le responsabilità dei singoli e collettive, il team di lavoro sarà più propenso a fare lo stesso. Dare l’esempio promuove anche la fiducia all’interno dell’organizzazione, che può essere fondamentale per stabilire la responsabilità del team. Per aumentare la fiducia, promuovere la responsabilità e incoraggiare le decisioni etiche, è prudente mettere in pratica ciò che si “predica”.

• Fornire feedback significativi al proprio team

Dare un riscontro è un modo efficace per promuovere l’accountability tra i membri del proprio team. I collaboratori che ricevono regolarmente feedback significativi dai propri superiori hanno quattro volte più probabilità di essere impegnati nel raggiungimento degli obiettivi aziendali. All’interno di un’azienda, un modo per costruire l’accountability è quello di incorporare gli “indicatori chiave di prestazione” nelle valutazioni dei manager e dei collaboratori. Nel fornire feedback, è necessario essere diretti ma empatici. È necessario far comprendere al proprio team che vi è “cura e considerazione”, ove la crescita e il miglioramento professionale è il primo obiettivo. Chiedere e ricevere un feedback significativo è, peraltro, essenziale per creare una cultura dell’accountability. Così come chiedere di ricevere input su come si sta comportando il manager (bravo o meno a fare il leader) è una spinta al miglioramento dei collaboratori. Questo può incoraggiare i membri del team a ritenersi continuamente e reciprocamente responsabili per le proprie azioni.

• Combattere i pregiudizi sul posto di lavoro

La costruzione di una cultura dell’etica e della responsabilità richiede che tutti combattano in modo proattivo i pregiudizi e gli stereotipi sul posto di lavoro. I pregiudizi sul posto di lavoro si riferiscono a inclinazioni inconsce basate sull’esperienza personale, sul background culturale o sul condizionamento sociale. I pregiudizi possono influenzare le decisioni e azioni del leader, sia con consapevolezza che non. Anche gli stereotipi, che sono percezioni e credenze generalizzate su gruppi di persone, possono portare a sviluppare decisioni ingiuste e azioni dannose. Tra i pregiudizi vi sono: razza, genere, età, orientamento sessuale e affiliazione religiosa. È fondamentale, per creare un senso di appartenenza all’interno dell’organizzazione, avere persone diverse nei ruoli dirigenziali, poiché in tal modo ci si assicura che i collaboratori che possono subire pregiudizi abbiano modelli di riferimento a cui potersi riferire. Ma può anche essere utile promuovere interazioni significative tra persone appartenenti a gruppi demografici diversi, ad esempio attraverso il lavoro di squadra in piccoli gruppi. Altre strategie includono l’organizzazione di workshop per aumentare la consapevolezza culturale, incoraggiare le interazioni tra gruppi diversi e responsabilizzare i colleghi quando pregiudizi o stereotipi influenzano le dinamiche sul posto di lavoro.

• Dare voce alle istanze dei collaboratori

Affinché i leader ricevano feedback significativi che portino all’accountability, è fondamentale fornire ai collaboratori una piattaforma per condividere i loro pensieri. Tuttavia, farlo può essere snervante. Trovare il modo di promuovere la “voce dei collaboratori” non è sempre un compito facile o comodo. Si tratta di canali di coinvolgimento sia formali che informali. Implica un vero e proprio ascolto. E può persino sembrare minaccioso per i manager e richiedere un senso di vulnerabilità. Tuttavia, i collaboratori hanno bisogno di sentirsi ascoltati, al di là della difesa dei loro diritti fondamentali, per aumentare il loro morale. Le aziende devono stabilire canali formali per i collaboratori, in modo che possano parlare non solo delle violazioni dei diritti, ma anche di desideri, esigenze, preoccupazioni e suggerimenti per il miglioramento dell’ambiente aziendale. Nonostante il potenziale disagio, dare ai collaboratori una piattaforma virtuale sulla quale esprimere le loro opinioni può avere numerosi vantaggi. Per esempio, si può aumentare la loro soddisfazione e ridurre il costoso turnover rispondendo alle loro preoccupazioni. Così come può anche portare a una maggiore innovazione e a una soluzione creativa dei problemi.

• Sviluppare uno stile di leadership autentico

La leadership “autentica” è definita da decisioni guidate dai principi. Essa richiede di anteporre le proprie convinzioni personali al successo dell’azienda e di dare priorità alla soddisfazione dei collaboratori e alle relazioni tra colleghi. I vantaggi di uno stile di leadership autentico includono: il potenziamento delle relazioni sul posto di lavoro; l’aumento della produttività e il miglioramento degli ambienti di lavoro. Per sviluppare uno stile di leadership autentico, è necessario riflettere sui propri valori e sui propri principi. La consapevolezza di sé è uno dei primi passi per diventare un “leader autentico”. È inoltre necessario praticare una leadership autentica nella vita quotidiana. Ad esempio, prendendo decisioni che diano priorità alle relazioni con proprio team e i propri colleghi. Impegnarsi costantemente a sviluppare il proprio stile di leadership attraverso la responsabilità e l’implementazione del feedback può garantire risultati a lungo termine nella creazione di un ambiente di lavoro etico.^[4]

Creare la cultura dell’accountability

Creare una cultura dell’accountability non è una mastodontica montagna da scalare se, sia chiaro, si sa da dove partire e cosa fare. Infatti, è possibile mettere in campo diverse soluzioni che possono promuovere una cultura della responsabilità tra i collaboratori della propria azienda. Vediamo di seguito nove passi da seguire per coltivare una solida cultura della accountability sul posto di lavoro.

• Definire le aspettative sul posto di lavoro

Il primo passo per creare una cultura dell’accountability sul posto di lavoro è definire le aspettative dei collaboratori. Questo può aiutare a creare degli standard che tutti i propri collaboratori sono tenuti a rispettare. La definizione delle aspettative sul posto di lavoro può comprendere: la comunicazione della “mission”, della “vision” e dei valori dell’organizzazione; la definizione di standard di comportamento, impegno e risultati; la definizione del ruolo di ciascun membro del team; e la comunicazione dell’importanza di ogni aspettativa richiesta al team. Dopo aver definito le aspettative, è importante comunicarle ai collaboratori. Nel comunicare le aspettative ai collaboratori, è necessario spiegare loro la loro rilevanza, in modo che il team di lavoro capisca perché è necessario soddisfare tali aspettative in maniera precisa.

• Stabilire obiettivi precisi e raggiungibili

Per responsabilizzare tutti sul posto di lavoro, è importante fissare obiettivi precisi e raggiungibili. La definizione di tali obiettivi può aiutare tutti i collaboratori a comprendere appieno per cosa devono lavorare. Per fissare obiettivi precisi e raggiungibili, gli stessi devono essere anche specifici, misurabili, realistici e tempestivi.

• Monitorare i progressi

Dopo aver fissato gli obiettivi, è importante monitorare i progressi del team di lavoro verso il raggiungimento di tali obiettivi. Il monitoraggio dei progressi comporta la creazione di metriche nonché l’analisi di diversi dati. Dopo aver analizzato i dati, è possibile determinare se gli obiettivi devono essere modificati o se alcuni collaboratori hanno bisogno di aiuto nel raggiungimento di quanto previsto.

• Incoraggiare l’impegno dei propri collaboratori

Un’altra parte fondamentale della creazione di una cultura della responsabilità è incoraggiare l’impegno dei propri collaboratori. È importante che tutti si impegnino a svolgere il proprio lavoro e che tutti siano responsabilizzati. Tutto ciò può aumentare il coinvolgimento e la produttività del proprio team di lavoro.

• Comunicare le conseguenze delle azioni

È importante altresì comunicare ai propri collaboratori le conseguenze che possono verificarsi se non vi è il rispetto delle aspettative in essi riposte. Questo può aiutare a mantenerli motivati e responsabilizzati al fine del raggiungimento dell’accountability. È necessario anche considerare il modo in cui motivare i diversi collaboratori dell’azienda.

• Mostrare la propria leadership

È sempre necessario assicurarsi di mostrare la propria leadership al team di lavoro per continuare a sviluppare la cultura dell’accountability nella propria azienda. Mostrare la propria leadership può aiutare il manager a dare il buon esempio ai propri collaboratori, in modo che gli stessi emulino diversi comportamenti positivi del proprio “leader”. È possibile sviluppare le capacità di leadership attraverso l’acquisizione di esperienze sul campo, la lettura di libri formativi e la partecipazione a corsi di leadership. Nel concetto di leadership rientrano: l’essere un modello eccellente per i collaboratori; il comunicare frequentemente ed efficacemente con i propri collaboratori; il saper motivarli in diversi modi e l’impegnarsi per continuare a imparare e crescere senza sosta.

• Assumersi la responsabilità degli errori

Parte della creazione di una cultura dell’accountability in azienda consiste nell’assumersi la responsabilità dei propri errori quando si verificano. Quella che potremmo chiamare “gestione degli errori” comprende: l’ammettere il proprio errore; lo scusarsi per il proprio errore (se necessario e se la situazione lo richiede); creare un piano per risolvere l’errore commesso; e, infine, comunicare al management e al team di lavoro come si intende rimediare all’errore ed evitare di ripeterlo in futuro;

• Raccogliere feedback dai propri collaboratori

Un altro passo importante per sviluppare una cultura della accountability sul posto di lavoro è quello di ottenere un feedback dai dipendenti. Assicurarsi di mantenere una linea di comunicazione aperta con i propri collaboratori è cruciale, poiché in tal modo si possono sentire a loro agio nel fornire feedback e nel discutere i propri problemi. Questo modo di agire può aiutare ulteriormente il team di lavoro a mantenere la cultura dell’accountability in azienda. Oltre a raccogliere i feedback dei propri collaboratori, è necessario assicurarsi di dare a propria volta i feedback al team di lavoro. Segnalare le aree in cui i dipendenti eccellono e quelle in cui devono migliorare può essere un primo passo per aiutare a responsabilizzare i propri collaboratori e a farli migliorare nel loro lavoro quotidiano.

• Assumere i giusti collaboratori

Ultimo passo conclusivo della nostra dinamica riguarda il momento in cui si assumono nuovi collaboratori. In questo momento importante, è necessario assicurarsi di considerare appieno la cultura dell’accountability presente in azienda. Per assumere persone che si rivelino responsabili, è necessario cercare professionisti disposti ad ammettere i propri errori e a risolvere i problemi. Cosa non facile, assolutamente. Tuttavia, durante i colloqui pre-assuntivi, si possono chiedere determinate informazioni per determinare se l’intervistato può diventare un collaboratore responsabile o meno. L’assunzione di persone che si dimostrino responsabili può aiutare a continuare a costruire un team di lavoro in grado di contribuire alla cultura dell’accountability sul posto di lavoro in maniera pienamente soddisfacente.^[5]

Note

1. Accountability. TechTarget. https://www.techtarget.com/whatis/definition/accountability ↑
2. Six reasons why accountability matters. CE Marketing Group. https://elitebusinessmagazine.co.uk/people/item/six-reasons-why-accountability-matters ↑
3. Five Strategies To Encourage Companywide Accountability. Forbes. https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2022/10/27/five-strategies-to-encourage-companywide-accountability/ ↑
4. How to Create a Culture of Ethics & Accountability in the Workplace. Harvard Business School. https://online.hbs.edu/blog/post/ethics-and-accountability-in-the-workplace ↑
5. What Is a Culture of Accountability? (Plus 9 Steps To Build It). Indeed. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/culture-of-accountability ↑