Il whistleblowing e le investigazioni aziendali sono strumenti complementari che hanno l’obiettivo di identificare e prevenire illeciti. Il loro utilizzo concorre a migliorare la governance aziendale e creare un ambiente più trasparente e responsabile che avvantaggia tutti gli stakeholder.
Stiamo riscontrando un aumento significativo dell’attenzione da parte delle aziende con le quali il gruppo A-Zeta collabora in ambito di data intelligence, analisi e valorizzazione di dati nonché investigazioni aziendali.
Obbligatoria da dicembre 2023 anche per le piccole e medie imprese con più di 50 dipendenti, la normativa whistleblowing disciplina le segnalazioni di illeciti da parte dei lavoratori e ha quindi ampliato il bacino di potenziali soggetti segnalatori.
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L’incremento delle segnalazioni di whistleblowing
La difficile compilazione di statistiche centralizzate si riscontra sia a livello nazionale che internazionale. Le procedure di whistleblowing, inoltre, variano notevolmente da un paese all’altro, con alcuni che prevedono sistemi di segnalazione obbligatori e altri che adottano un approccio più volontario.
Secondo un report di Transparency International Italia, nel 2023 sono state circa 2.500 le segnalazioni di whistleblowing pervenute alle autorità competenti. Lo stesso ente riporta che a giugno 2023 il numero totale di enti aderenti a WhistleblowingPA superava le oltre 2000 organizzazioni, 671 enti in più rispetto al 2021. L’aumento dell’attenzione e della legislazione su questo tema conferma, a livello globale, il forte incremento dell’attività di segnalazioni di whistleblowing.
Per quanto concerne l’Italia, nonostante manchi un sistema di monitoraggio generale che raccolga i dati sulle segnalazioni da whistleblowing, l’Autorità Nazionale Anticorruzione italiana ha ricevuto da dicembre 2023 oltre 600 segnalazioni, di cui 240 dal settore privato e 360 dal pubblico. Si sta definendo un nuovo trend che denota un incremento nelle richieste di verifica, da parte delle imprese, proprio delle segnalazioni di whistleblowing.
L’utilizzo combinato di whistleblowing e investigazioni aziendali
In A-Zeta stiamo riscontrando una stretta correlazione tra segnalazioni di irregolarità tramite lo strumento del whistleblowing e investigazioni aziendali. Sono sempre più numerose le imprese che ci stanno contattando per richiedere il nostro supporto nella verifica fattiva delle segnalazioni, un ausilio assolutamente legittimo nel processo di verifica.
Questo rende il whistleblowing un punto di partenza per attivare attività investigative sui “crimini” più ricorrenti che si verificano nelle organizzazioni, al fine di intraprendere un’azione disciplinare o legale. Spesso investighiamo su furti di patrimonio aziendale, digitale, collaborando con le figure o il comitato interno deputato a ricevere e vagliare le segnalazioni.
Allo stesso tempo può capitare che le segnalazioni di whistleblowing siano utilizzate in maniera impropria: anche qui l’investigazione va in supporto ai decision-maker per smascherare eventuali pratiche poco trasparenti. In AZ possiamo contare infatti di una presenza importante, nel nostro organico, di 50 professionisti legali, un elemento che ci consente di ampliare la possibilità di supporto estendendolo anche a pareri e supporto legali sui temi del contendere.
Di certo l’utilizzo combinato di whistleblowing e investigazioni aziendali può aiutare le aziende a creare un ambiente di lavoro più sicuro, trasparente e più etico.
Un caso che A-Zeta ha recentemente seguito è stata la segnalazione anonima di un dipendente rispetto a un furto di materiale e di sospetta sottrazione di informazioni sensibili da parte di un collega. L’azienda, dopo la segnalazione tramite whistleblowing, ha avviato un’indagine interna con il supporto del team di A-Zeta e, grazie alle informazioni raccolte, è stata in grado di procedere al recupero degli asset mancanti nonché all’applicazione delle conseguenti azioni legali previste.
Le barriere all’adozione del whistleblowing
Ma quali sono le principali sfide che le aziende si trovano ad affrontare? In primis, garantire la protezione e l’anonimato dei whistleblower: i dipendenti potrebbero infatti temere ritorsioni o discriminazioni se denunciano illeciti, ostacolando la presentazione di segnalazioni. Le aziende devono quindi creare un ambiente sicuro e confidenziale in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel segnalare problemi senza timore di conseguenze negative e per farlo serve investire in sistemi e tecnologia sicuri, etici e allineati alla normativa. Questo chiaramente comporta un costo maggiore per le aziende di set-up, di organizzazione interna con la nomina di una figura responsabile delle segnalazioni, la stesura di procedure, attività di formazione e successivamente di gestione continuativa.
A mio parere importantissimo è proteggere la privacy dei dati, il patrimonio aziendale oggi più prezioso in assoluto. Le informazioni sensibili contenute nelle segnalazioni di whistleblowing devono essere protette per tutelare la privacy di coloro che sono coinvolti, richiedendo quindi misure di sicurezza adeguate.
Occorre poi aumentare la cultura del whistleblowing, coinvolgendo i dipendenti nei processi avviati di verifica e segnalazione, informandoli sui diritti e responsabilità in materia di whistleblowing e creando canali di comunicazione aperti e accessibili per una gestione tempestiva ed efficace delle segnalazioni. Per farlo, occorre definire a monte i processi decisionali, le modalità di riscontro verso i whistleblower e la scala di sanzioni da attivare nel momento in cui emerga un illecito.
Last but not least: gestire in maniera etica i conflitti di interesse, chiaramente nel rispetto della normativa. Non è semplice bilanciare la necessità che le aziende hanno di incoraggiare il whistleblowing con la protezione degli interessi legittimi delle stesse, come la reputazione corporate e i segreti commerciali. Questo comporta decisioni difficili da prendere rispetto a quali informazioni divulgare e come.
Ulteriori sfide sono legate al settore in cui l’azienda opera e sicuramente anche alla dimensione della stessa. La flessibilità delle PMI gioca a favore dell’adozione di nuove iniziative mentre per organizzazioni più complesse l’implementazione può richiedere molto più tempo.
Un sistema quindi già performante? Non esattamente. Nonostante sia pensato per aumentare la sicurezza di tutti gli stakeholder che operano nell’impresa, le barriere all’adozione del whistleblowing rimangono ancora alte, e non solo tra le piccole e medie imprese.
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