In una congiuntura storica particolare, quella dell’emergenza Covid-19 che da più di un anno sta avendo un impatto dirompente sul mondo del lavoro, la gestione ottimale delle sedi aziendali è un punto fondamentale per prevenire i rischi e tutelare la salute dei dipendenti. A regolare il settore è sempre il decreto legge 81 del 2008, a cui si aggiungono però tutte le norme sull’igienizzazione e la sanificazione degli spazi necessarie per prevenire i contagi, con procedure specifiche che devono essere adottate con flessibilità e con il massimo dell’attenzione, e devono essere tracciate per dare la possibilità all’azienda di monitorare in tempo reale cosa avviene negli uffici. Per gestire al meglio questa nuova situazione dettata dall’emergenza una soluzione ideale può essere l’outsourcing del facility management, soprattutto se grazie all’innovazione digitale si possono rendere le operazioni flessibili ed efficaci, per contenere i costi e massimizzare i risultati. Proprio di questo si occupa Nazca, società specializzata nella gestione delle sedi, dei servizi, degli edifici, e quindi dell’intero sistema che consente ai manager e ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro in una sede efficiente e adatta alle proprie esigenze, dalla reception alla guardiania, dalle manutenzioni alle pulizie e alla sanificazione e igienizzazione degli ambienti. Proprio di questo parla in quest’intervista a RiskManagement360 Vincenzo Noviello, che di Nazca è il cofounder.
Noviello, qual è il quadro in cui vi trovate a operare oggi in pieno secondo lockdown per l’emergenza pandemia?
L’esigenza che emerge con più prepotenza oggi è quella di sanificare gli spazi, che per il datore di lavoro significa assicurare che vengano seguite procedure specifiche, come l’igienizzazione e la sanificazione. In questo campo è più che mai necessario assicurare la qualità degli interventi: noi possiamo farlo direttamente, perché questo è il nostro campo di azione “storico”, in cui abbiamo accumulato un’esperienza importante nel corso del tempo, che possiamo mettere a disposizione dei nostri clienti. Grazie alla nostra piattaforma informatica, inoltre, registriamo su una dashboard sempre a disposizione dell’azienda ogni nostro intervento e ogni richiesta, dando visibilità alle attività svolte: questo significa per il cliente avere uno storico puntuale e in tempo reale degli interventi, che serve da certificazione in caso di controlli e audit.
Come è cambiato il contesto con le nuove necessità dettate dall’emergenza?
Uno dei cambiamenti principali dipende dal fatto che l’emergenza ha aggiunto al requisito dell’igiene ambientale quello della sanificazione, che prima non era scontata, ad esempio per le scrivanie e per tutti gli ambienti e gli oggetti utilizzati dai dipendenti. Si tratta di mettere in opera un primo processo di pulizia e igienizzazione dello spazio e degli oggetti, e di prevedere anche un successivo passaggio con un prodotto sanificante, a base di cloro o alcolico. Altri interventi riguardano anche la qualità dell’aria, con il controllo degli impianti di condizionamento dell’aria: trattamento dell’aria, pulizia dei filtri, sanificazione delle bocchette e delle canalizzazioni. I rischi per chi non si attiene scrupolosamente alle norme, come già avveniva più in generale per il decreto 81/08, sono sia civili sia penali, e per evitare di incorrere in questi problemi è fondamentale rivolgersi a un fornitore qualificato, che utilizzi prodotti e macchinari di prima scelta, oltre che tecnologie all’avanguardia.
Quali sono i vantaggi di dare in outsourcing questi servizi per l’azienda?
Il primo aspetto che viene particolarmente apprezzato dalle aziende che stanno affrontando le difficoltà di adeguarsi a questo nuovo scenario è la flessibilità. Il contesto attuale per le sedi aziendali è caratterizzato da due aspetti principali: da una parte la necessità di un’attenzione più puntuale all’igiene, e dall’altra un minore utilizzo degli spazi per evitare assembramenti. Questo comporta la necessità di rivedere i processi: in poche settimane siamo riusciti a riorganizzare le nostre squadre, distribuendo diversamente i carichi di lavoro e i processi, per unire alla flessibilità i tempi di risposta brevi: a rendere possibile questo “upgrade” è stata la nostra specializzazione “digitale”, e la nostra capacità di utilizzare al meglio la piattaforma informatica come interfaccia di contatto e confronto in tempo reale con i clienti. La sfida principale è stata di modulare i servizi in maniera preventiva per adeguare il livello del servizio e l’effort economico nel modo migliore.
Che feedback avete ricevuto e state ricevendo dai vostri clienti rispetto a queste innovazioni?
C’è stata una presa di coscienza delle possibilità offerte dall’innovazione. Si tratta di una serie di servizi che prima sembravano essere soltanto “sulla carta”, ma che spesso non si sentiva il bisogno di utilizzare, perché questo rappresentava un cambiamento per una serie di abitudini consolidate. Sia lato clienti, voglio sottolinearlo, sia lato nostro: se avessimo ricevuto in un altro momento le richieste che stiamo ricevendo in questi mesi probabilmente avremmo avuto più difficoltà ad adattarci. Possiamo dire che la necessità ha fatto uscire anche noi dalla comfort zone per dare una spinta in più ai processi innovativi.
Ci può fare qualche esempio?
Un particolarmente efficace è quello che viene dal comparto delle pulizie: utilizziamo in modo molto più intenso e puntuale l’informatica, anche per gestire le squadre di pulitori e programmare i loro interventi. Contiamo su 300 persone in tutta Italia, e in uno scenario che cambia in continuazione come quello attuale sarebbe stato impossibile organizzare i loro carichi di lavoro al telefono. Ma al di là di questo aspetto quello che sta succedendo è che i nostri clienti ci vedono sempre più come partner: capita sempre più spesso che ci chiamino per chiederci una consulenza su come riorganizzare gli ambienti di lavoro e il facility management. In un mondo che è cambiato velocemente ci siamo affermati come depositari di esperienze comuni che sono state molto utili ai nostri clienti: quando hanno la necessità di rimodulare il servizio possiamo ormai proporre soluzioni sperimentate dal punto di vista tecnico, contrattuale, modulare ed economico, e questo è indubbiamente un valore aggiunto. E’ successo, in ultima analisi, che siamo riusciti a trarre vantaggio dalle best practice e abbiamo potuto proporci come advisor per questo genere di processi.
Qual è la convenienza dell’outsourcing in un contesto come quello attuale?
E’ chiaro se ci soffermiamo a considerare quali problemi stanno affrontando le aziende che hanno, ad esempio, i pulitori o le reception come servizi interni, o quelle che hanno affidato questi servizi all’esterno in modo estremamente parcellizzato: questo contribuisce a creare difficoltà e complicazioni che invece un partner specializzato aiuta a risolvere, garantendo che si lavori nel pieno rispetto della normativa. Vale anche per l’aspetto tecnologico, dove una piattaforma informativa per la gestione integrata del facility management è centrale in ottica di semplificazione. Il discorso vale nella gestione di tutte le dinamiche scatenate dalla pandemia, come l’organizzazione degli spazi e l’eventuale ricorso agli ammortizzatori sociali, ma anche per gestire eventuali emergenze sanitarie come il presentarsi di un caso Covid tra i dipendenti. Avere un partner che assicuri il giusto know-how, semplificando e certificando i processi, vuol dire in questi casi toccare con mano cosa vuol dire avere un aiuto concreto che consenta di concentrarsi sul core business aziendale.
